Uren per week

Opdracht omschrijving

Wat ga je doen?

Als personal assistant ben je de rechterhand van de programmamanager die zich richt op twee programma’s: Groeiende Stad en Transformatie Binnenstad. Je bent voortdurend bezig met het plannen van taken en vergaderingen, waardoor je echt in de kern van het bedrijf zit. Je begint iedere dag met een werkoverleg waarin binnenkomende e-mails, de agenda en acties worden besproken. Vervolgens duik je in het agendabeheer en beoordeel je de mailbox. Je beantwoordt en prioriteert e-mails, zodat de dag soepel verloopt. Je neemt eigenaarschap voor je werk en neemt deel aan overleggen waar je signalen oppikt, zodat je tijdig kunt anticiperen op mogelijke acties.

In deze belangrijke rol krijg je de kans om dichtbij te zijn, zowel fysiek in de stad waarin je woont, als in de menselijke relaties binnen het team. Het ontzorgen van de programmamanager betekent dat je echt een verschil maakt in hun productiviteit en werkplezier, wat op zijn beurt de hele organisatie ten goede komt.

Verantwoordelijkheden

Dit ben jij!
Je bent een geboren planner en organisator, daar is geen twijfel over. Je bent ook iemand die snel schakelt en graag initiatief neemt. Mensen verbinden, zowel binnen als buiten de organisatie, gaat je gemakkelijk af. Je hebt gevoel voor bestuurlijke processen en werkt graag samen. Bovendien ben je flexibel, communiceer je uitstekend zowel mondeling als schriftelijk, en heb je een scherp oog voor detail. Resultaten boeken motiveert je, en je brengt altijd een vleugje humor mee naar het werk.

• Je hebt minstens een HBO-werk- en denkniveau, het liefst in een richting die gericht is op dienstverlening.
• Je begrijpt de doelstellingen van je opdrachtgever en je stelt hen in staat zich volledig te concentreren op het bereiken van deze doelen.
• Je bent een sparringpartner voor je opdrachtgever en je collega’s waarbij je reflecteert en reageert op vraagstukken, altijd vanuit verschillende invalshoeken hiernaar kijkt en respectvolle, heldere feedback geeft of ideeën aanreikt.
• Je anticipeert op problemen en lost ze op voordat ze zich voordoen, waarbij je verantwoordelijkheid neemt voor je keuzes.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je taken en handelt proactief.
• Je vindt het belangrijk om jezelf te blijven ontwikkelen en zorgt ervoor dat je vaardigheden up-to-date blijven.